Hier erfahren Sie, wie Sie in Outlook ruckzuck eine Visitenkarte einrichten.

In Outlook eine Visitenkarte einrichten

Burkhard Heidenberger schrieb am 3.7.2008 zum Thema „Outlook-Praxis“.

In Outlook haben Sie die Möglichkeit, für Ihre Kontakte eine Visitenkarte anzulegen. Diese können Sie dann auch in Ihren E-Mails mitschicken. Die Visitenkarten-Funktion ist neu ab Outlook 2007. In den Vorgängerversionen wurden Kontakte ausschließlich als sogenannte vCard mitgeschickt.

Jetzt wird Sie vielleicht interessieren, was die Visitenkarte mehr kann als die vCard.

Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre Kontakte zusätzlich mit grafischen Elementen ergänzen, also z.B. das Bild einer Person oder das Logo einfügen, eine Hintergrundfarbe oder ein besonderes Layout wählen etc. Ihre Kontakte werden dann eben ein bisschen lebendiger.

So legen Sie in Outlook Ihre Visitenkarte an

Um Ihnen die neue Funktion zu erläutern, legen wir als Beispiel die eigene Visitenkarte an.

• Klicken Sie hierzu in den Kontakten auf das Symbol Neuer Kontakt.
  
  
• Nun geben Sie Ihre persönlichen Daten in entsprechende (die) Felder ein. Daten eingegeben, dann auf das Symbol Visitenkarte klicken.
  
  
• Dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie diverse Gestaltungsoptionen finden:
  
  
• Im Bereich Felder können Sie auswählen, welche Informationen auf Ihrer Visitenkarte angezeigt werden sollen. Die in diesem Bereich angezeigten Felder (Name, Firma, Abteilung etc.) sind die Standardfelder, die angezeigt werden. Möchten Sie eines davon nicht auf Ihrer Visitenkarte (z.B. Abteilung), einfach markieren und dann auf Entfernen klicken.
• Oder Ihnen fehlt ein Feld in der Liste, dann auf Hinzufügen klicken und entsprechendes auswählen. Mit den Pfeiltasten können Sie die Reihenfolge beliebig verändern.
  In der Voransicht sehen Sie das Ergebnis.
• Dann können Sie noch Ihr Logo einfügen, indem Sie im Bereich Bild auf Ändern klicken.
• Im Bereich Layout können Sie auswählen, dass das Logo als Hintergrundbild angezeigt werden soll.

Hier gilt es einfach ein bisschen zu experimentieren, bis die Visitenkarte Ihren Vorstellungen entspricht.

Damit Ihre Visitenkarte in den Outlook-Kontakten auch als solche angezeigt wird, müssen Sie entsprechende Ansicht wählen:

Visitenkarte als E-Mail-Signatur einfügen

Wie anfangs erwähnt können mit jeder Mail Ihre Visitenkarte mitsenden. Der Empfänger kann Sie dann durch einen Doppelklick in seine Kontakte aufnehmen.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie können in einer einzelnen E-Mail Ihre Visitenkarte mitsenden.
2. Sie können Outlook so einrichten, dass generell in Ihren Mails die Karte mitgeschickt wird.

Visitenkarte in einer einzelnen E-Mail mitsenden

1. Um in einer E-Mail Ihre Karte einzufügen, öffnen Sie eine neue E-Mail.
2. Klicken Sie auf das Symbol Element einfügen.
   
   
3. Nun wählen Sie im Dialogfenster Ihren Kontakt aus:
   
   
4. Noch mit OK bestätigen und das war der ganze Zauber.

In jeder ausgehenden E-Mail die Visitenkarte mitsenden

Wenn Sie möchten, dass in jeder von Ihnen versendeten Nachricht die Karte automatisch eingefügt wird, gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie im Menü Extras > Optionen auf das Register E-Mail-Format.
2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Signaturen und im sich öffnenden Fenster auf Visitenkarte.
3. Dann noch Ihren angelegten Kontakt auswählen und alle Fenster mit OK schließen.

Nun wird in jeder neuen E-Mail Ihre Visitenkarte in der Signatur angezeigt und zusätzlich werden Ihre Kontaktdaten als vCard mitgesendet: