Hier erfahren Sie Tricks, wie Sie günstig Bürobedarf kaufen können und viele weitere Büroorganisationstipps.

Büroorganisation: So kaufen Sie günstig Bürobedarf

Burkhard Heidenberger schrieb am 25.6.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Bei den Bürobedarf-Kosten steckt einiges an Einsparpotential. Je größer das Büro und somit höher der Bedarf an Büromaterialien, desto mehr kann gespart werden. Deshalb habe ich heute ein paar Tipps, mit denen Sie die Kosten für den Bürobedarf längerfristig senken können.

Diese Tipps sind natürlich nicht rein auf den Bürobedarf eingegrenzt, sondern lassen sich auch auf diverse Dienstleistungen und andere Waren übertragen.

Bürobedarf günstig kaufen, so klappt’s

• Eine Lieferantenkartei
  Das Herzstück bildet die Lieferantenkartei. Ideal ist die softwaremäßige Verwaltung. Damit lassen sich die Einträge nach verschiedenen Kriterien sortieren, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Aber auch die Suchfunktion steigert die Effizienz.
  Folgende Daten sollte die Lieferantenkartei enthalten:
  Lieferanten, Bürobedarf, Lieferzeiten, Rabatt (auch bei welcher Bestellmenge), Zahlungskonditionen. Diese Aufstellung können Sie dann auch gleich beim Prüfen der Rechnungen heranziehen.
• Bestellungen möglichst zusammenfassen
  Also nicht erst warten, bis der Vorrat aufgebraucht ist, sondern rechtzeitig bestellen. Durch Zusammenfassen von Bestellungen werden Lieferkosten gespart.
• Einkaufsgemeinschaften
  Gibt es die Möglichkeit von Einkaufsgemeinschaften? In einem Bürohaus mit mehreren Unternehmen bietet sich häufig diese Möglichkeit. Mit solchen Gemeinschaften bekommt man besonders günstige Einkaufskonditionen.
• Günstige Lieferanten
  Vor allem Bürobedarf-Lieferanten gibt es eine große Anzahl. Holen Sie für die größten Warengruppen gelegentlich Angebote ein. Bei der Prüfung der Angebote werden nicht nur die Materialkosten verglichen, sondern auch die Zahlungskonditionen, Lieferkosten, Lieferzeit etc.
• Rabatte ausverhandeln
  Viel zu selten werden Rabatte verhandelt oder auch nachverhandelt.
• Jahresverbrauch prüfen
  Einmal jährlich sollte eine Jahresverbrauch-Aufstellung gemacht werden. Diese Aufstellung bildet dann die Basis für die Einholung von neuen Angeboten. Aber auch zum Vergleich, um eventuellen Missbrauch aufzudecken.
• Diebstahl vermeiden
  Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter das eine oder andere Büromaterial mitgehen lassen: Eine Packung Druckerpapier, Patronen, Stifte etc. – schwuppdiwupp und weg ist das Ding. Wenn das regelmäßig passiert und vielleicht sogar durch mehrere Mitarbeiter, kann das ganz schön in die Kosten gehen. 
  Ein gut sichtbarer Warn-Hinweis und entsprechende Einweisung der Mitarbeiter ist meist Abschreckung genug.
• Reklamation
  Mangelhafte Ware ist umgehend zu reklamieren und zu retournieren.
• Mitarbeiter-Information
  Aber auch die Mitarbeiter sollten zum Sparen angehalten werden. Entsprechende Aufklärung in einer Besprechung und die eine oder andere Wiederholung stärkt das Kostenbewusstsein der Mitarbeiter.
• Kostenkontrolle
  Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf die Kostenstelle „Bürobedarf“. Nur so können Sie feststellen, ob die Sparmaßnahmen auch Früchte tragen.