Hier erfahren Sie, wie Sie blitzschnell in drei Schritten ein Formular erstellen und damit viel Zeit sparen.

In drei Schritten ein Formular erstellen

Burkhard Heidenberger schrieb am 25.6.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Heute eine Anleitung, wie Sie in drei Schritten ein Formular erstellen.

Ich bin ja ein Fan von Formularen und Vordrucken, da sie beim Zeitsparen helfen und übersichtlich Informationen zur Verfügung stellen. Einmal angelegt, kann auf das Ausfüllblatt immer wieder zurückgegriffen werden.

In drei Schritten zum Formular

Schritt 1: Informationen sammeln

Bevor Sie mit dem Sammeln der Informationen für den Vordruck beginnen, müssen Sie klären, welchem Zweck das Formular dienen soll.

Wenn das klar ist, geht es an das Informationen sammeln. Welche Daten sind vom Empfänger in das Formular einzutragen, um den Zweck zu erfüllen. 

Nehmen Sie sich einen Notizblock zur Hand und notieren Sie alle Informationen, die auf das Formular kommen. Holen Sie hierfür ruhig auch Inputs von Kollegen und Mitarbeitern mit ein und auch von jenen Personen, die zukünftig den Vordruck verwenden werden.

Schritt 2: Informationen strukturieren

Übersichtlichkeit und Klarheit sind für ein Formular wichtig. Um dies zu erreichen, sind die gesammelten Informationen zu strukturieren - am besten in zusammengehörigen Gruppen. Machen Sie dazu eine Formular-Skizze. Als Hilfe können Sie ein Musterexemplar heranziehen. Ganz wichtig ist auch die logische Reihenfolge, in der die Daten abgefragt werden.

Dann wird der erforderliche Platzbedarf für die abgefragten Informationen festgelegt. Ausfüllflächen können zur Übersichtlichkeit farblich (z.B. grauer Untergrund) hinterlegt werden.

Schritt 3: Testen

Nachdem Sie Ihr Formular erstellt haben, geht es an’s Testen. Erst durch die Verwendung in der Praxis werden sich noch Verbesserungsvorschläge ergeben und damit Optimierungen. 

Wenn Sie Formulare für Ihre Organisation erstellen, können Sie die Effizienz ganzer Arbeitsabläufe steigern. Nutzen Sie dieses Potential.