Benötigen Sie ein Formular, um so richtig Zeit zu sparen? Sie wissen nicht, ob Sie es selbst erstellen oder kaufen sollen? Hier erfahren Sie es!

Ein Formular selbst erstellen oder kaufen?

Burkhard Heidenberger schrieb am 23.6.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Formulare sind tolle Organisationshilfen. Sie helfen Zeit sparen und schaffen Übersicht.

Ein Formular selbst erstellen oder auf eine gekaufte Fertiglösung zurückgreifen? Wenn Sie vor dieser Frage stehen, sollte vorab Grundsätzliches geklärt werden.

• Wird es als externes oder internes Formular verwendet?
• Welchen Zweck soll das Formular erfüllen?

Aber eines nach dem anderen.

Externes oder internes Formular?

Zuerst muss also geklärt werden, wo das Formular zur Anwendung kommt. Wird es nur intern verwendet oder gelangt es auch nach außen, also z.B. an Lieferanten, Kunden etc. Die Beantwortung dieser Frage hat Einfluss auf die Gestaltung.

Typische Beispiele für interne Formulare sind:

• Aktennotiz
• Telefonnotiz
• Spesenabrechnung
• Fahrtenbuch

Wie mit jedem nach außen gehenden Dokument vermittelt auch ein externes Formular ein Bild von Ihrem Unternehmen. Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, gehört auf alle Fälle das Firmenlogo und –kontaktdaten auf das Formular. Handelt es sich um ein geschäftliches externes Formular, müssen zusätzlich folgende Daten vorhanden sein:

• Firmenanschrift
• Name des Geschäftsführers
• Bankverbindung
• Handelsregister-Nummer

Beispiele für externe Formulare:

• Lieferschein
• Auftragsbestätigung
• Bestellung
• Kurzbrief

In weiterer Folge gilt der Zweck des Formulars zu klären.

Der Zweck des Formulars

Für den Aufbau des Formulars ist es wichtig, dass Sie vorab folgende zwei Fragen klären:

• Was genau soll mit dem Vordruck erreicht werden?
• Welche Informationen – und in welcher Reihenfolge soll der Empfänger diese aus dem Dokument entnehmen?

Auf Basis dieser Antworten geht es an die Gestaltung des Formulars. Versetzen Sie sich dabei in die Lage des Empfängers. Je eindeutiger und einfacher das Ausfüllblatt ist, desto eher bekommen Sie damit die richtigen Informationen. Und bedenken Sie: Ein gut gestaltetes Formular motiviert zum Ausfüllen.

Formulare selber erstellen oder kaufen?

Vordrucke kaufen

Im Fachgeschäft sind verschiedene Formulare in Büchern, Blöcken oder als Einzeldrucke erhältlich. Bevor Sie ein Formular selber erstellen, sollten Sie erst mal einen Blick auf dieses sehr umfangreiche Angebot werfen. Am schnellsten bekommen Sie im Internet einen Überblick auf das Angebot fertiger Formulare.

Für gekaufte Fertig-Formulare spricht, dass man sich damit Zeit und Mühe für das Erstellen spart.

Nachteile solcher gekauften Vordrucke:

• Sie können nicht an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden,
• das Firmenlogo fehlt (kann eventuell mit einem Firmenstempel ergänzt werden),
• vor allem bei einem hohen Verbrauch fallen entsprechende Kosten an.

Um trotzdem ein individuelles, aber professionelles und damit repräsentatives Formular zu erstellen, kann man damit auch eine Druckerei beauftragen. Das ist aber die teuerste Lösung. Und die Vorarbeit für die Gestaltung bleibt trotzdem bei Ihnen.

Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, holen Sie am besten mindestens drei Angebote ein. Lassen Sie einen Jahresvorrat drucken. Dafür müssen Sie vorab überschlägig berechnen, wie oft das Formular verwendet wird.

Eine gute Kompromisslösung

Der Fachhandel bietet aber auch Formulare auf Datenträger (CD-ROMs,...) an, die Sie beliebig Ihren Anforderungen anpassen können, das Firmenlogo ergänzen etc. Damit haben Sie eine professionelle Basis und ersparen sich einiges an Zeit und Mühe.

Sehr nützlich bei vielen solcher Formular-Sammlungen ist die Möglichkeit, dass man Daten aus anderen Programmen (z.B. Kontaktdaten aus Outlook) importieren kann.

Ein Formular selbst erstellen

Vor allem für den internen, aber auch für den kurzfristigen Gebrauch bietet sich ein selbsterstelltes Formular an. Ein solches Ausfüllblatt ist eine preiswerte Lösung und für viele Zwecke auf völlig ausreichend.

Noch ein Tipp:

Formulare sollten immer gesammelt an einem Ort abgelegt sein. Für gedruckte Formulare wird hierfür ein eigenes Ablagefach vorgesehen. EDV-Formulare werden gesammelt in einem entsprechenden Ordner abgelegt. Ich habe hierfür einen Ordner am Desktop angelegt, in dem ich alle Formulare finde. Einen solchen Sammelordner habe ich auch jeweils für Vorlagen und Checklisten am Desktop. Damit habe ich immer sofort Zugriff und erspare mir Suchzeiten.