Wollen Sie, dass während Ihrer Abwesenheit im Büro weiterhin alles glatt läuft. Hier erfahren Sie wie und bekommen eine Checkliste.

Büroorganisation: Vorbereitungs-Checkliste Abwesenheit im Büro

Burkhard Heidenberger schrieb am 26.5.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Heute eine weitere Checkliste für Ihre Büroorganisation, damit während Ihrer Abwesenheit im Büro alles glatt läuft.
Der Sommer klopft schon an die Tür. Und mit dem Sommer steht für die meisten von uns der nächste Urlaub an. Herrlich! Ein paar Tage nicht im Büro, einfach abschalten von der Arbeit. Nicht an die Arbeit denken. Leider klappt die Abwesenheit im Büro nicht immer reibungslos.

Damit während Ihrer Abwesenheit im Büro möglichst alles glatt läuft, sollten vor Urlaubsantritt einige Vorbereitungen getroffen werden. Je weniger Sie dem Zufall überlassen, desto problemloser wird diese Zeit im Büro über die Bühne gehen.

Ein weiterer Vorteil: Die optimale Abwesenheits-Vorbereitung lässt auch den Kopf freier werden und Sie brauchen während des Urlaubs oder während Ihrer Geschäftsreise nicht ständig zu grübeln, ob Sie etwas vergessen haben.

Um  Ihren Abwesenheit im Büro optimal vorzubereiten, habe ich hier eine Checkliste zusammengestellt – eine weitere Büroorganisations-Checkliste. Diese nutze ich selber. So etwa zwei Wochen vor Urlaubsantritt gehe ich Punkt für Punkt durch und kann dann mit gutem Gewissen und mit freiem Kopf den Urlaub genießen.

Büroorganisations-Checkliste: Vorbereitung Abwesenheit im Büro

• Auflistung der Aufgaben und Termine, die noch unbedingt vor Urlaubsantritt zu erledigen sind.
• Auflistung der Aufgaben und Termine, die während des Urlaubs wahrzunehmen sind.
• Vertretung regeln:
  - Ich habe festgelegt, wer mich in welcher Angelegenheit vertreten soll.
  - Die Kompetenzen habe ich klar verteilt.
  - Erforderliche Vollmachten habe ich ausgestellt.
• Aufgaben und Termine delegieren:
  - Ich habe alle Aufgaben (auch schriftlich) weitergegeben und definiert, wer was bis wann wie erledigen soll.
  - Zuständige Personen habe ich über fällige Fristen (Abgabe, Zahlungen etc.) während meiner Abwesenheit informiert (auch schriftlich).
  - Ich habe Kollegen oder Mitarbeiter informiert, welche Aufgaben liegen bleiben können.
  - Ich habe kommuniziert, welche Termine wahrgenommen werden müssen und welche verschoben werden sollen.
• Ich habe informiert, wer mich während meiner Abwesenheit wie und wann (Anrufzeit) erreichen kann.
• Ich habe festgelegt, in welchem Fall ich kontaktiert bzw. über was ich informiert werden will.
• Für Notfälle habe ich Adressen und Nummern bekannt gegeben.
• Meiner Vertretung habe ich meinen Reiseplan hinterlassen.
• Ich habe eine automatische E-Mail-Antwort (Out-of-Office-Funktion) für die Zeit meiner Abwesenheit eingerichtet. In dieser Mail steht genau, von wann bis wann ich im Urlaub bin und an wen sich die Person in dringenden Fällen wenden kann.
• Ich habe eine Weiterleitung meiner E-Mails an meine Vertretung eingerichtet.
• Ich habe in der Out-of-Office-Mail den Zeitpunkt meiner Rückkehr einen Tag später als tatsächlich angegeben, um ungestört die wichtigsten Aufgaben nach der Rückkehr  abzuarbeiten.
• Ich habe eine Telefonumleitung an die Vertretung eingerichtet.
• Ich habe meine Mailbox besprochen.
• Ich habe auf meinem Schreibtisch zwei Ablagekörbe vorbereitet. Einen mit der Aufschrift „dringend“, den zweiten mit der Aufschrift „nur zur Info“ und Mitarbeiter bzw. Kollegen entsprechend instruiert.
• Damit sehe ich nach meiner Rückkehr sofort, welche Aufgaben dringend sind und muss nicht erst selber sortieren.

Berücksichtigen Sie die Punkte auf dieser Büroorganisations-Checkliste, sind Ihre Mitarbeiter bzw. Kollegen für Ihre Abwesenheit optimal gerüstet. Passen Sie die Checkliste Ihren Anforderungen an und ergänzen Sie sie gegebenenfalls um Punkte, die speziell für Ihr Büro notwendig sind.