Hier erfahren Sie, wie Sie im Unternehmen durch richtiges Informationsmanagement die Effizienz steigern.

Informationsmanagement als Stolper- oder Baustein für den Unternehmenserfolg

Burkhard Heidenberger schrieb am 25.5.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Eine wesentliche Voraussetzung für ein effizientes Arbeiten - und das nicht nur im Büro, besteht darin, dass die erforderlichen Informationen zur richtigen Zeit in der notwendigen Form am passenden Ort zur Verfügung stehen. Das Informationsmanagement muss also passen.

Wenn ich beispielsweise einen Bericht erstellen muss, und mir fehlen die dafür notwendigen Daten, also Informationen, dann wird’s mit dem Bericht so schnell nichts werden. Oder ich bekomme eine Aufgabe delegiert. Auch hierfür sind vollständige Informationen für die Erledigung der Aufgabe erforderlich. Und wenn ich ständig nach Dokumenten und Unterlagen (sind im Grunde auch nur Informationen) aufgrund einer schlecht organisierten Ablage suchen muss, dann wird’s auch an der Effizienz happern.

Sie sehen also: Der Informationsfluss, sei er jetzt zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, zwischen Kollegen aber auch in Form von erforderlichen Dokumenten muss stimmen. Deshalb kann das Informationsmanagement in einem Unternehmen zu einem wichtigen Baustein oder Stolperstein für den Erfolg sein.

Um den Informationsfluss bzw. das Informationsmanagement im Unternehmen zu hinterfragen und eventuelles Verbesserungspotential zu entdecken, habe ich Ihnen folgende kurze  Checkliste zusammengestellt. Dabei habe ich auch den Informationsfluss auf der persönlichen Ebene berücksichtigt. Haken Sie die zutreffenden Punkte ab. Bei den nicht abgehakten Punkten steckt noch Optimierungspotential.

Informationsfluss im Unternehmen

• Die Kommunikations- bzw. Informationswege im Büro bzw. Unternehmen sind klar festgelegt. Es ist also eindeutig definiert, von wem welche Informationen zu liefern bzw. bereitzustellen sind.
• Die Informationswege sind möglichst kurz gehalten und müssen nicht „über drei Ecken“ laufen.
• Durch regelmäßige Sitzungen, Besprechungen wird der Informationsaustausch gewährleistet.
• Informationsmöglichkeiten bzw. –medien sind für jeden Mitarbeiter vorhanden (Intranet, Internet, Fachzeitschriften und –bücher etc.).
• Die bereitgestellten Informationen (z.B. Normen, Nachschlagewerke…) werden stets auf aktuellen Stand gehalten.
• Der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern klappt und sorgt für Transparenz.
• Den Mitarbeitern werden alle Informationen für die Erledigung der Aufgaben rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

Persönliches Informationsmanagement

• Ich habe meine Dokumenten- und E-Mail-Ablage so organisiert, dass ich innerhalb kürzester Zeit jede gewünschte Information finde.
• Ich weiß, wo bzw. wie ich zu den Informationen komme, die ich für die Erledigung meiner Aufgaben benötige.
• Ich trage meinen Teil für ein gutes Betriebsklima bei und weiß, dass ein solches wichtig für den internen Informationsfluss ist.

Werden diese Punkte im Büro und Ihrerseits berücksichtigt, ist das schon mal eine gute Effizienz-Basis.