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In Outlook Signaturen anlegen
In Outlook können Sie mehrere Signaturen anlegen.
Signaturen sind heute im geschäftlichen Bereich Standard und gehören zum guten Ton.
Signaturen sind Kontaktinformationen, die automatisch in Ihrer E-Mail integriert werden. Dadurch hat der Empfänger Ihrer E-Mail mehrere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme (Telefon …), denn nicht immer ist die Antwort per E-Mail die beste Lösung.
So legen Sie Signaturen einfach an
- Klicken Sie im Menü Extras > Optionen auf die Registerkarte E-Mail-Format und dort auf Signaturen.
- Klicken Sie auf Neu, geben dann einen Namen für die neue Signatur ein (z.B. Privat, Geschäftlich …) und wählen die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen. Klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie nun im Eingabefeld den Text für Ihre Signatur ein.
Als Beispiel meine Signatur:Burkhard Heidenberger—————————————————————————————-
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Ing. Burkhard Heidenberger
Ratschky-Gasse 44/34 – A 1120 Wien
burkhard.heidenberger-zeitblueten.com
Tel. 0043 – (0)1 – 810 59 73
—————————————————————————————-Alternative: Ich habe beispielsweise diese Signatur in Word geschrieben, formatiert, Hyperlinks hinterlegt und erst dann im Outlook-Signatur-Eingabefeld eingefügt. - Nach Klick auf OK gelangen Sie wieder auf die Registerkarte E-Mail-Format. Im unteren Bereich Signatur können Sie nun auswählen, welche Signatur automatisch für eine neue Nachricht bzw. welche Signatur für das Antworten und für die Weiterleitungen von Nachrichten eingefügt wird.
Wenn Sie hauptsächlich geschäftliche E-Mails schreiben, wählen Sie hier die geschäftliche Signatur aus.
Praxistipp:
Wenn Sie einmal eine private E-Mail schicken, können Sie die geschäftliche Signatur einfach rauslöschen oder mit der rechten Maustaste auf die Signatur klicken und im Kontextmenü zu einer anderen Signatur wechseln.
Wenn Sie mehrere Signaturen angelegt haben (private, verschiedene geschäftliche…), ist es besser, keine Standard-Signatur einzustellen. Fügen Sie erst bei jeder E-Mail die entsprechende Signatur ein.
Oft habe ich gesehen, dass in der Signatur auch gleich eine Grußformel eingefügt wird. Viel persönlicher wirkt eine wechselnde Grußformel (z.B. Schöne Grüße, Mit besten Grüßen, Mit herzlichen Grüßen, Herzliche Grüße, Ein schönes Wochenende…). Durch wechselnde Grußformeln vermitteln Sie dem Empfänger Wertschätzung.
Kommentare
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Ja, das funktioniert. Hierfür beim Anlegen der Signatur den Slogan schreiben und diesen dann mit einem externen Link hinterlegen. Hierfür gibt es in der Outlook-Signaturfunktion eine eigene Schaltfläche, mit der Sie bei jedem beliebigen Text in der Signatur einen Link hinterlegen können.
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Gute Beschreibung. Und ab Outlook 2010 kann man die Signatur anschließend direkt im Menüband auswählen. Noch einfach wäre es, gleich unter “Neu…” die passende Email samt Signatur erzeugen zu können.
Vielen Dank,
Andreas Jell
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Lässt sich ein externer Link, der einem Logo in der Signatur hinterlegt wurde, auch kürzen bzw. so darstellen, dass er für den Empfänger z.B. einen Slogan zeigt, im Hintergrund aber die komplette URL?