Hier finden Sie praxisbewährte Tipps für eine übersichtliche und effiziente Archivierung von Dokumenten im Büro.

Archivierung von Dokumenten (Archivierungsmethodik)

Mit der richtigen Archivierungsmethodik behalten Sie auch in Ihrem Archiv den Überblick. Die meisten Büros führen ein Archiv, in dem Dokumente, die nicht mehr in Verwendung sind, aufbewahrt werden. Dokumente werden aus folgenden Gründen im Archiv aufbewahrt:

  • weil das Gesetz es vorschreibt,
  • weil sie zur Beweissicherung dienen könnten,
  • weil sie die Firmenhistorie dokumentieren,
  • weil sie Ihr Know-how sichern bzw. das des Büros.

Das Ziel sollte lauten: "Wir bewahren Unterlagen nur so lange auf, wie es aus mindestens einem der genannten Gründe notwendig ist. Danach werden sie konsequent vernichtet." Überflüssige Dokumente-Aufbewahrung verursacht hohe Kosten und Zeitverluste.
Nachstehende Auflistung soll Ihnen helfen, eine Ordnung und Systematik in Ihre Archivierung zu bringen:

  • Klären Sie ab, was und wie lange aufbewahrt werden muss.
  • Aus einer Übersichtsliste im Büro soll sofort sichtbar sein, welche Ordner im Archiv vernichtet werden können und wo sich diese befinden.
  • Befinden Sie sich im Archiv, soll dort ebenfalls ersichtlich sein, was entsorgt werden kann, beispielsweise durch das Anbringen des "Verfallsdatums" direkt auf dem Ordner bzw. der Archivbox.
  • Legen Sie einen fixen Termin einmal im Jahr fest, an dem "abgelaufene" Dokumente vernichtet werden und dadurch neuer Platz geschaffen wird.
  • Delegieren Sie die Zuständigkeit für das Archiv an eine Person.

Alternativ gibt es heute Firmen, die als Dienstleistung die Archivierung der Papierablage auf CD-ROMs anbieten. Hierfür werden mittels Hochleistungsscanner alle Papierdokumente digitalisiert. Der Vorteil dieser Archivierung besteht darin, dass Sie sich zum einen Lagerkosten sparen, zum anderen mittels Suchfunktion die Suchzeiten für bestimmte Dokumente auf ein Minimum reduziert werden.

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