Hier finden zahlreiche praxisbewährte Tipps, wie Sie Ihr Büro effizient organisieren.

Kataloge organisieren und verwalten

Kataloge richtig organisieren kann zu einer wesentlichen Effizienzsteigerung in einem Büro beitragen.

In vielen Büros gehört die Verwendung von Katalogen (Produkt-, Lieferantenkataloge etc.) zum Arbeitsalltag. Diese Kataloge werden in Regalen gehortet. Um die Suchzeiten und die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, ist eine entsprechende Pflege erforderlich. In vielen Katalog-Regalen findet man aufgrund der mangelnden Aktualität häufig so genannte Katalogleichen.

Wollen Sie die Effizienz der Katalog-Ablage im Büro steigern, empfehle ich folgende Vorgangsweise:

• Beginnen Sie mit dem "Ausmisten" der Kataloge. Gehen Sie jeden Katalog durch und treffen Sie eine Entscheidung:
  
  Dieser Katalog ist erforderlich, weil...
  
  z.B. für Berechnungen/Auslegung, Kundenpräsentation, Kalkulation oder Bestellung etc.
  
  Der Katalog ist nicht erforderlich, weil...
  
  z.B. nicht in Verwendung, die Informationen im Internet bzw. über Telefon schneller und aktueller zu bekommen sind etc.
  
• Sortieren Sie die Kataloge nach Fachgebiet und dann in alphabetischer Reihenfolge.
  
• Legen Sie flexible ABC-Register an. Diese können Sie beliebig rausziehen und an erforderlicher Stelle wieder hinein geben.

Erteilen Sie einer Person den Auftrag, die Kataloge auf aktuellem Stand zu halten. Diese Person hat diesbezüglich auch die Kataloglieferanten zu kontaktieren.