Hier erfahren Sie, wie Sie einen vollen Posteingang im Nu abarbeiten. Weiters erhalten Sie zahlreiche Tools und Lösungen zur E-Mail-Verwaltung.

Das Fähnchen-System

 

Ab Outlook 2003 haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails mit unterschiedlichen Farben zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, indem Sie die Nachricht mit der rechten Maustaste markieren und entsprechende Fahnenfarbe bei der Nachverfolgung auswählen.

Dies ermöglicht eine einfache Methode der Bearbeitung eines vollen Posteinganges:

  • Rot - für E-Mails, die eine zeitaufwendigere Aufgabe zur Folge haben,
  • Blau - für E-Mails, auf die ich mit einer E-Mail beantworte,
  • Gelb - für E-Mails, die ein Telefonat zur Folge haben.

Danach können Sie die so markierten Nachrichten in die entsprechenden Ablageordner verschieben. Wechseln Sie nun in den Ordner Zur Nachverfolgung, in dem sich auch die gekennzeichneten E-Mails befinden. Gruppieren Sie die Nachrichten nach Ihrer Fähnchenfarbe, indem Sie auf das Fähnchensymbol in der Spaltenüberschrift klicken. Nun können Sie die E-Mails entsprechend Ihrer Kennzeichnung in Blöcken abarbeiten (z. B. alle Telefonate im Block…).

Diese Variante ist mir eine große Hilfe beim Abarbeiten von E-Mails. Sie brauchen keine Aktionsordner mehr anlegen.

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Outlook-Praxis

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