Besprechung (Meeting) planen

Eine Besprechung effizient planen stellt vielfach eine große Herausforderung dar.
Besprechungen können große Zeitdiebe sein, vor allem wenn einige Durchführungspunkte nicht berücksichtigt werden. Wenn Sie eine Besprechung vorbereiten, fragen Sie sich vorab, ob diese unbedingt notwendig ist oder ob Sie auch anderweitig zu Lösungen kommen.

Mein Tipp:

Überlegen Sie sich, welche Folgen es hat, wenn eine regelmäßige Besprechung ausfällt. Oft stellt man fest, dass man zu den gleichen Ergebnissen solcher Besprechungen durch internen Mailverkehr oder Telefonaten wesentlich effizienter kommt.

Vorbereitung

Für die Besprechung sind vorab folgende Punkte zu klären:

Ziel der Besprechung
Wer muss an der Besprechung teilnehmen
Besprechungspunkte
Ort und Zeit
Zeit für jeden Besprechungspunkt
Protokollführer

Mein Tipp:

Oft reicht es vollkommen aus, wenn bestimmte Teilnehmer nur zu bestimmten, für sie relevanten Besprechungspunkten hinzugezogen werden und danach die Besprechung wieder verlassen. Dadurch kann viel kostbare Arbeitszeit gespart werden, vor allem bei internen Besprechungen.

Vor allem bei internen Besprechungen hat es sich bewährt, diese kurz vor der Mittagspause bzw. vor Arbeitsende zu setzen. In diesen Zeiten sind die Mitarbeiter wesentlich kompromissbereiter - jeder will in seine Pause - und die Besprechungen selbst dadurch viel ergebnisorientierter.

Jeder Teilnehmer soll über vorgenannte Punkte schriftlich informiert werden.

Durchführung

Während der Besprechung sollte folgende Vorgangsweise berücksichtigt werden:

Beginnen Sie pünktlich
Kontrollieren Sie Diskussionen und achten Sie darauf, dass nicht vom Thema abgewichen wird
Wiederholen Sie Entscheidungen und Ergebnisse
Legen Sie fest, wer was bis wann zu erledigen hat
Achten Sie darauf, dass die Zeit für die einzelnen Punkte nicht überschritten wird

Mein Tipp:

Sorgen Sie für eine große sichtbare Uhr im Besprechungsraum und jeder wird versuchen, die Zeitvorgabe für die einzelnen Besprechungspunkte einzuhalten.

Download Vorlage Besprechungsprotokoll (Excel)
Download Vorlage Besprechungsprotokoll (Word)

Nachbearbeitung

Erst eine Nachbearbeitung der Besprechung gewährleistet optimale Ergebnisse:

Geben Sie Nichterledigtes auf die nächste Tagesordnung
Verteilen Sie das Protokoll, aus dem hervorgeht, wer was bis wann zu erledigen hat

Sie sind jetzt hier:

Zeitmanagement (Zeitgewinn)

Weitere Artikel zum Thema in meinem Blog:

Hier finden Sie eine Anleitung und praxisbewährte Tipps, wie Sie eine Besprechung effizient planen.