In Outlook Signaturen anlegen

In Outlook können Sie mehrere Signaturen anlegen.

Signaturen sind heute im geschäftlichen Bereich Standard und gehören zum guten Ton.

Signaturen sind Kontaktinformationen, die automatisch in Ihrer E-Mail integriert werden. Dadurch hat der Empfänger Ihrer E-Mail mehrere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme (Telefon, Fax…), denn nicht immer ist die Antwort per E-Mail die beste Lösung.

So legen Sie Signaturen einfach an

Klicken Sie im Menü Extras > Optionen auf die Registerkarte E-Mail-Format und dort auf Signaturen.
Klicken Sie auf Neu, geben dann einen Namen für die neue Signatur ein (z.B. Privat, Geschäftlich …) und wählen die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen. Klicken Sie dann auf Weiter.
Geben Sie nun im Eingabefeld den Text für Ihre Signatur ein.
Als Beispiel meine Signatur:

Burkhard Heidenberger

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Ing. Burkhard Heidenberger [ Meine Kontakte: openBC ]
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Tel. 0043 – (0)1 – 810 59 73
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Alternative: Ich habe beispielsweise diese Signatur in Word geschrieben, formatiert, Hyperlinks hinterlegt und erst dann im Outlook-Signatur-Eingabefeld eingefügt.
Nach Klick auf OK gelangen Sie wieder auf die Registerkarte E-Mail-Format. Im unteren Bereich Signatur können Sie nun auswählen, welche Signatur automatisch für eine neue Nachricht bzw. welche Signatur für das Antworten und für die Weiterleitungen von Nachrichten eingefügt wird.

Wenn Sie hauptsächlich geschäftliche E-Mails schreiben, wählen Sie hier die geschäftliche Signatur aus.

Praxistipp:

Wenn Sie einmal eine private E-Mail schicken, können Sie die geschäftliche Signatur einfach rauslöschen oder mit der rechten Maustaste auf die Signatur klicken und im Kontextmenü zu einer anderen Signatur wechseln.

Wenn Sie mehrere Signaturen angelegt haben (private, verschiedene geschäftliche...), ist es besser, keine Standard-Signatur einzustellen. Fügen Sie erst bei jeder E-Mail die entsprechende Signatur ein.

Oft habe ich gesehen, dass in der Signatur auch gleich eine Grußformel eingefügt wird. Viel persönlicher wirkt eine wechselnde Grußformel (z.B. Schöne Grüße, Mit besten Grüßen, Mit herzlichen Grüßen, Herzliche Grüße, Ein schönes Wochenende…). Durch wechselnde Grußformeln vermitteln Sie dem Empfänger Wertschätzung.

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Outlook-Praxis

Weitere Artikel zum Thema in meinem Blog:

Lesen Sie hier, wie Sie in Outlook ganz einfach Signaturen anlegen und damit einen guten Eindruck beim Empfänger hinterlassen.