Lesen Sie hier, wie Sie in Outlook blitzschnell eine Mail-Vorlage anlegen und wo Sie diese nutzen können.

Mail-Vorlagen in Outlook als komfortable Helfer

Mail-Vorlagen im Outlook helfen ungemein Zeit zu sparen.

Wenn Sie eine Nachricht mit einem bestimmten Text immer wieder an verschiedene Empfänger senden, haben Sie in Outlook die Möglichkeit, hierfür eine Vorlage zu erstellen. Einer solchen Vorlage brauchen Sie nur noch die entsprechenden Personendaten hinzufügen, dann können Sie die Nachricht senden.

Beispiele für Mail-Vorlagen:

  • Absageschreiben an Bewerber: Sie erhalten in Ihrer Firma häufig Bewerbungen per E-Mail. Einem Großteil der Bewerber müssen Sie eine Absage erteilen.
  • Sie erhalten öfters Einladungen für die Teilnahme an Ausschreibungen. Sie werden nicht an jeder Ausschreibung teilnehmen können.
  • Bestellungen: Sie bestellen regelmäßig bei bestimmten Firmen per E-Mail. Auch hier ist eine Vorlage geradezu ideal, in der Sie nur noch den Artikel einsetzen.

Wie erstellt man E-Mail-Vorlagen im Outlook?

  1. Legen Sie zuerst in Ihrem Windows-Dateisystem einen neuen Ordner an mit dem Namen "Vorlagen".
  2. Deaktivieren Sie Word als E-Mail-Editor. Wechseln Sie hierfür ins Menü Extras- Optionen - Registerkarte E-Mail-Format, wo Sie die Option E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten deaktivieren und mit OK bestätigen. 

    Hinweis: Vorlagen lassen sich nur erstellen, wenn Sie Word als E-Mail-Editor vorher deaktivieren. (Für Outlook 2007 gilt diese Voraussetzung nicht mehr, da dort Word standardmäßig als E-Mail-Editor verwendet wird).

  3. Erstellen Sie nun eine neue Nachricht mit allen Elementen, die Sie für die Vorlage benötigen (beispielsweise Betreff, Text, eventuell eine Datei im Anhang etc.).
  4. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.  In Outlook 2007 finden Sie diesen Befehl, indem Sie auf das Schnellstartsymbol links oben klicken:
    Outlooksymbol 2007
  5. Geben Sie einen Namen im Feld Dateiname an, wählen im Feld Dateityp Outlook-Vorlage (*.oft) aus und im Feld Speichern in suchen Sie Ihren neu angelegten Vorlagen-Ordner (siehe Punkt 1). 
    Mail-Vorlage

Sobald Sie alle Vorlagen angelegt haben, können Sie wieder Word als E-Mail-Editor aktivieren, wie unter Punkt 2 beschrieben.

Praxistipp: Legen Sie die Vorlagen im Navigationsbereich als Verknüpfung ab. Bei mehreren Vorlagen empfiehlt es sich, eine eigene Gruppe anzulegen.

Dazu eine detaillierte Anleitung im eBook „E-Mail-Organisation in Outlook – Mit Methode zum E-Mail-Profi“.

 

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