Hier bekommen Sie Tipps und zahlreiche Vorlagen für eine effiziente Korrespondenz.

Tipps für eine effiziente geschäftliche Korrespondenz

Die geschäftliche Korrespondenz nimmt im Büro einen nicht unwesentlichen Zeitaufwand in Anspruch. Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre geschäftliche Korrespondenz effizienter zu gestalten. Jede Effizienzsteigerung bringt für Sie einen „Zeitgewinn“ und im Büro können in Summe gesehen Ressourcen frei gemacht werden.

Aber jetzt zu den Tipps für eine effiziente geschäftliche Korrespondenz:

• Richten Sie Schubladen in Reichweite ein mit Geschäftspapier, vorfrankierten Briefumschlägen, Briefmarken, Faxformularen, Kurzmitteilungen, Schmierpapier und Notizzettel.
• Bei Personen, mit denen Sie häufig korrespondieren, notieren Sie erforderliche Bestätigungen oder Rückfragen direkt auf die Mitteilung, dann gleich zurückfaxen.
• Häufig lassen sich komplexere Angelegenheiten, die nicht einfach zu beschreiben sind, leichter und schneller am Telefon klären. Danach eventuell eine Telefonnotiz machen.
• Lesbar schreiben vermeidet Unklarheiten und daraus resultierende Rückfragen.
• Wesentliche Punkte auf Notizzettel strukturieren, vor allem bei etwas längeren Schreiben und Telefonaten.
• Korrekturlesen bei längeren Texten möglichst immer in zwei Durchgängen: Erst auf Inhalt und Stil (Zahlen, Fakten, Argumente ok?), dann auf Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion. Nur bei kurzen Texten ist reicht in der Regel ein Durchgang.
• Längere Texte möglichst ausgedruckt auf Papier Korrektur lesen. Das geht schneller und man entdeckt leichter Fehler.
• Legen Sie sich eine gut organisierte Kontaktverwaltung an.
• Misten Sie mind. einmal jährlich Ihre Kontaktverwaltung aus.
• Darauf sollten Sie bei der Gestaltung Ihrer Korrespondenz achten:
• Sorgen Sie für eine klare Gliederung in Einleitung, Hauptteil und Schluss.
• Verwenden Sie einfache Formulierungen, keine verstaubten Floskeln.
• Möglichst viele Hauptsätze ohne zu viele Nebensätze verwenden. Benutzen Sie mehr Verben als Substantive.
• Ersetzen Sie wenn möglich das „wir“ durch „Sie“ („Sie erhalten 5% Rabatt“ anstelle „Wir geben Ihnen 5% Rabatt“).
• Vermeiden Sie Abkürzungen wie mfG oder o.a.
• Formulieren Sie den Hauptteil positiv, höflich und sachlich.
• Möglichst nur eine Hervorhebung (kursiv oder fett) im Brief verwenden.
• Möglichkeitsform generell vermeiden („Ich freue mich auf Ihre Antwort“ anstelle „Ich würde mich über eine Antwort freuen“).
• Seien Sie kreativ bei der Schlusszeile („Herzliche Grüße aus Wien“), das vermittelt auch eine Art der Wertschätzung.
• Vermeiden Sie unbedingt Rechtschreib- und Tippfehler (Autokorrektur einschalten), das wirkt immer unprofessionell.