Mit diesen 22 Tipps für effiziente Besprechungen schaffen Sie sich mehr Zeit für Dinge, die Ihnen wichtig sind.

22 Tipps für effiziente Besprechungen

Um Besprechungen effizient durchführen zu können, müssen schon im Vorfeld einige Punkte beachtet werden.

Eine Studie hat ergeben, dass 32% der befragten Personen Besprechungen – an denen sie teilnehmen - als Zeitverschwendung empfinden. Daraus resultiert häufig auch Ärger und Frustration und die Besprechungsergebnisse lassen zu wünschen übrig.

Diese 22 Punkte sollen als Anregung für eine effiziente Besprechung dienen. Welche der Punkte können Sie abhaken bzw. welche werden in Ihren Besprechungen schon berücksichtigt?

  1. Prüfen, ob die Besprechung wirklich erforderlich ist.
  2. Intervall und Dauer von regelmäßigen Besprechungen prüfen.
  3. Nur Personen einladen, deren Anwesenheit absolut notwendig ist (keine Höflichkeits- oder Statuseinladungen).
  4. Mit der Einladung werden gleich Besprechungsziele, Tagesordnung und erforderliches Informationsmaterial (max. 1-2 Seiten) zugesandt.
  5. Zeitrahmen für jeden TOP angeben.
  6. Anmerkungen zu Problemen werden von den Teilnehmern vor der Besprechung eingefordert.  
  7. Auf Einhaltung der Tagesordnung ist zu achten (Zeitplan, Ziele), trotzdem dürfen wichtige Themen nicht untergehen.
  8. Keine abschweifenden Diskussionen, Vielredner werden gestoppt.
  9. Störende Seitengespräche sind zu unterbinden.  
  10. Gezielt Fragen stellen.
  11. Eventuell Visualisierung am Flip-Chart.
  12. Entscheidungen werden herbeigeführt (im Zweifelsfall ohne demokratische Konsensfindung).
  13. Niemals die Pünktlichen durch Warten auf Zuspätkommer strafen, d.h. immer pünktlich beginnen. Höchstes Zugeständnis: Tagesordnungspunkt vorziehen, der den Zuspätkommer nicht betrifft.
  14. Ungeschriebenes Gesetz: Besprechungsleiter soll 10 Minuten vor Beginn anwesend sein: Raum überprüfen (Sitzordnung, Beamer, Getränke, Unterlagen,....), Teilnehmer begrüßen.
  15. Alle Handys sind unbedingt auszuschalten.
  16. Teilnehmer werden in der Diskussion direkt angesprochen.
  17. Faustregel: Möglichst nach max. 1 Stunde 5-10 Minuten Pause machen; Pausen einplanen (Tagesordnung). Dauer der Pause präzise angeben. Pünktlicher Wiederbeginn nach der Pause.
  18. Besprechung möglichst pünktlich beenden, überziehen muss Ausnahme bleiben.
  19. Oft besser, übrig gebliebene TOPe auf nächste Besprechung zu verschieben, als im Eilverfahren durchzupeitschen.
  20. Wenn keine Einigung erzielbar: Zumindest die offensichtlichen Fakten protokollieren, weiteres Vorgehen oder Zwischenziele festlegen.
  21. Nach Ende der Besprechung muss jeder Teilnehmer wissen, was er bis wann zu tun hat.
  22. Nach jedem TOP Ergebnisse bzw. Festlegungen und Todos zusammenfassen.  

Vorlagen für ein Besprechungsprotokoll können Sie im Downloadbereich herunterladen.

 

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