Mit diesen 22 Tipps für effiziente Besprechungen schaffen Sie sich mehr Zeit für Dinge, die Ihnen wichtig sind.

22 Tipps für effiziente Besprechungen

Um Besprechungen effizient durchführen zu können, müssen schon im Vorfeld einige Punkte beachtet werden.

Eine Studie hat ergeben, dass 32% der befragten Personen Besprechungen – an denen sie teilnehmen - als Zeitverschwendung empfinden. Daraus resultiert häufig auch Ärger und Frustration und die Besprechungsergebnisse lassen zu wünschen übrig.

Diese 22 Punkte sollen als Anregung für eine effiziente Besprechung dienen. Welche der Punkte können Sie abhaken bzw. welche werden in Ihren Besprechungen schon berücksichtigt?

1. Geprüft, ob die Besprechung wirklich notwendig ist.
2. Wenn ja, Regelmäßigkeit und Intervall der Besprechungen prüfen.
3. Es werden nur Personen eingeladen, deren Anwesenheit auch tatsächlich erforderlich ist.
4. Aus der Einladung gehen Besprechungsziel, Tagesordnungspunkte und weitere relevante Informationen hervor.
5. Vorgesehene Zeitrahmen für die Tagesordnungspunkte wird festgelegt.
6. Hinweise zu eventuellen Problemen werden bereits vor der Besprechung von den Teilnehmern eingefordert.  
7. Die Tagesordnung soll möglichst präzise eingehalten werden. Nichtsdestotrotz sollten wichtige Punkte nicht gekürzt werden.
8. Keine Abschweifungen zulassen, Vielredner in Schranken weisen.
9. Störungen und Geplauder sind zu unterbinden.  
10. Durch gezielte Fragestellungen Ergebnisse herbeiführen.
11. Bei Bedarf Visualisierung (Flip-Chart, Beamer) berücksichtigen.
12. Auf Entscheidungen pochen und bestehen.
13. Keine Rücksicht auf Zuspätkommer. Nur in Ausnahmen und wenn möglich, eventuell bestimmte Besprechungspunkte vorziehen.
14. Besprechungsleiter soll mindestens 15 Minuten vor Besprechungsbeginn anwesend sein und Räumlichkeiten und weitere Erfordernisse überprüfen.
15. Alle Handys sind unbedingt auszuschalten.
16. Besprechungsteilner sollen mit Namen angesprochen werden.
17. Pausen berücksichtigen: 5-10 Minuten nach max. einer Stunde. Dauer der Pause vorgeben und Besprechung wieder pünktlich fortführen.
18. Besprechung nicht nur pünktlich beginnen, sondern auch pünktlich beenden.
19. Lassen sich nicht alle Tagesordnungspunkte schaffen, diese auf nächste Besprechung verschieben.
20. Lässt sich keine Einigung erzielen, dann Zwischenetappen definieren.
21. Nach Ende der Besprechung muss jeder Teilnehmer wissen, was er bis wann zu tun hat.
22. Nach jedem Tagesordnungspunkt Ergebnisse und resultierende Aufgaben zusammenfassen.  

Vorlagen für ein Besprechungsprotokoll können Sie im Downloadbereich herunterladen.