Erfahren Sie hier, wie Sie effizient mit dem Computer arbeiten und dadurch mehr Zeit für sich gewinnen.

Tipps für eine effiziente Computerarbeit

Nutzen Sie die folgenden Tipps für eine effiziente Computerarbeit. Es gibt heute wohl kaum noch ein Büro, in dem kein Computer steht. Im Büro verbringen die meisten von uns den größten Teil der Arbeitszeit am Computer. Oft kann schon die Umsetzung eines Tipps zu einer erheblichen Zeitersparnis führen.

Beherrschen Sie die Programme, mit denen Sie oft arbeiten
  • Oft wird umständlich gearbeitet, weil die Möglichkeiten der einzelnen Programme nicht bekannt sind: Tastenkombinationen, individuelle Einstellungen,...
  • Kurse, interne Erfahrungsgruppen.
Ordnung und Sauberkeit am PC
  • Keinen Datenmüll aus dem Internet ansammeln,
  • regelmäßig ausmisten, Dateien löschen,
  • alle 2-3 Monate eine Defragmentierung durchführen: Start - Programme - Zubehör - Systemprogramme - Defragmentierung.
Erst speichern, dann drucken
  • Häufigste Ursache für Datenverlust: Computer bleibt beim Drucken hängen.
Immer Dateiname und Pfad mit ausdrucken
  • Spart Zeit beim Suchen der richtigen Datei.
Automatische Speicherung aktivieren
  • Extras - Optionen, Registerpunkt Speichern: Alle 10 Minuten sollte eine automatische Speicherung vorgenommen werden,
  • bei Programmen ohne automatische Speicherung hilft nur Disziplin: Nach jedem Zwischenschritt speichern (Windows: „Strg + s").
EDV- und Papierablage so identisch wie
möglich gestalten
  • Dieselben Ordnungsbegriffe für Papier- und EDV-Ablage verwenden (z.B. Projekte laufend, Projekte
  • abgeschlossen, Kunden, Mitarbeiter, andere Kommunikationspartner,...),
  • erstellen Sie zur Hilfe ein Mindmap Ihres Ablageplanes.
Sinnvolle Namensgebung für Dateien
  • Vorgaben eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems beachten,
  • Hauptsächliches Sortierkriterium Datum:
    Datum - Ziel - Zweck: z.B. 2008-10-07 Mustermann Angebot Planung
  • Hauptsächliches Sortierkriterium Empfänger:
    Empfänger - Ziel - Zweck - Datum: Mustermann Angebot Planung 2008-10
Möglichst viele Dokumente elektronisch archivieren
  • Vorteile: Beschleunigter Zugriff, Platzgewinn im Büro, billiger - Legen Sie sich ein PDF-Archiv zu (weniger Speicherplatz),
  • in Papierform nur aufheben, was unbedingt erforderlich ist (z.B. rechtliche Vorgaben),
  • Dokumentenmanagementsystem.

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