Outlook-Adressen direkt in Word verwenden

Müssen Sie häufig Adressen aus Ihrem Outlook-Adressbuch in Word verwenden, beispielsweise für Briefe etc.?

Natürlich können Sie einfach die Adressen per Hand von Outlook in Word kopieren. Das ist aber etwas umständlich und deshalb auch zeitaufwändig. Aber es geht einfacher.

Sie können die Adressauswahl direkt aus Word heraus vornehmen. Das geht mit einem versteckten Befehl. Und so geht’s.

Die Adressauswahl direkt aus Word

Zuerst legen wir einen neuen Button in der Word-Symbolleiste an:

Klicken Sie im Menü Ansicht > Symbolleisten auf Anpassen.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle, und klicken Sie links unter Kategorien auf den Eintrag Alle Befehle.
Suchen Sie rechts den Eintrag EinfügenAdresse, und ziehen Sie diesen mit der Maus in die Word-Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los, sobald eine Einfügemarke an der von Ihnen gewünschten Position erscheint.
Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf Schließen.

In Word 2007 funktioniert das ein wenig anders:

Klicken Sie in Word auf der Schnellstartleiste (das ist die fixe Symbolleiste ganz oben links) auf das Symbol mit dem kleinen nach unten zeigenden Pfeil (Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen) und dort auf Weitere Befehle.
Im Dropdown-Menü Befehle auswählen wählen Sie dann Alle Befehle.
Nun klicken Sie in der Liste auf den Befehl Adressbuch und dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Schließen Sie alle Fenster mit OK. Nun wird in der Schnellstartleiste das Symbol für das Adressbuch angezeigt.

Und so übernehmen Sie in Zukunft Outlook-Adressen in Ihr Word-Dokument:

Positionieren Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Word-Dokument.
Klicken Sie auf das neue Adressbuch-Icon.
Wenn Sie das erste Mal auf die neue Schaltfläche klicken, kann es sein, dass der Outlook-Dialog Profil auswählen angezeigt wird. In der Regel steht dort Outlook als einzige Option. Bestätigen Sie mit OK.
Im Dialogfeld Namen auswählen klicken Sie doppelt auf den gewünschten Namen, um die zugehörigen Adressdaten in Ihr Word-Dokument einzusetzen. Erhalten Sie im Dialogfeld Namen auswählen nur eine leere Liste, dann aktivieren Sie in der Drop-Down-Liste rechts oben den Eintrag Kontakte. Dann erscheint das Outlook-Adressbuch.

Noch etwas sollten Sie wissen:

Sie können nur Adressen einfügen, die Sie in Outlook unter „geschäftlich“ eingetragen haben. Die Übernahme des Landes lässt sich leider nicht abstellen. Löschen Sie diese Zeile jeweils manuell bei Inlandsbriefen. Nun können Sie also in Zukunft Ihre Outlook-Adressen ganz einfach in Word einfügen.

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Outlook-Praxis

Weitere Artikel zum Thema in meinem Blog:

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