Mit dem Mail-Assistent keine E-Mail-Anhänge mehr vergessen

Das kleine kostenlose Tool SmartTools Mail-Assistent hilft Ihnen, in Outlook keine E-Mail-Anhänge zu vergessen.

Sie kennen das sicher auch. Fast Feierabend, noch schnell das Besprechungsprotokoll verschickt. Auf dem Heimweg wird es Ihnen bewusst: Sie haben den Anhang vergessen.

Das passiert wohl jedem von uns gelegentlich - der Mausfinger war einfach zu schnell.

Nun können Sie sich angewöhnen, vor dem Schreiben der Nachricht immer zuerst den Anhang einzufügen. Oder Sie greifen auf die Gratis-Erweiterung für Outlook SmartTools Mail-Assistent zurück.

Nach der Installation startet das Tool automatisch mit Outlook und sorgt dafür, dass Sie

keine E-Mails mit leeren Betreff-Zeilen und
keine E-Mails mit vergessenen Anhängen

versenden.

Nach der Installation finden Sie den neuen Eintrag "Smarttools" in Ihrer Menüleiste. Dort können Sie den Mail-Assistenten aufrufen. Definieren Sie im ersten Schritt einfach in der Liste die Ausdrücke, die Sie selbst häufiger beim Schreiben von E-Mails mit Anhang benutzen, z.B.:

anbei wie besprochen
anbei im Anhang
im Anhang etc.

In Zukunft wird jede ausgehende E-Mail diesbezüglich überprüft. Kommt einer der definierten Ausdrücke vor und ist kein Anhang an der E-Mail, erscheint ein entsprechendes Hinweisfenster. Dann können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail trotzdem verschicken möchten. Gleiches passiert bei der Prüfung hinsichtlich einer leeren Betreffzeile, wenn Sie diese Option aktiviert haben.

Steht in der Betreffzeile das automatisch erzeugte Kürzel wie "AW:" für Antwort oder "WG:" für Weitergeleitet, erkennt das Tool trotzdem eine leere Betreffzeile.

Weitere Funktionen:

Sie können zusätzlich jede Nachricht automatisch auch als Blindcopy (BCC), also für die anderen Empfänger unsichtbar, an eine definierte Adresse verschicken.

Sie können auch jede Nachricht automatisch ausdrucken lassen, was zwar nicht der Philosophie des papierarmen Büros entspricht.

Weiters haben Sie mit dem SmartTools Mail-Assistent die Möglichkeit, für bestimmte E-Mail-Adressen E-Mail-Optionen festzulegen, wie

Wichtigkeit
Vertraulichkeit
Lesebestätigung

Also alles in allem ein nützliches kleines Tool, das problemlos im Hintergrund läuft und dazu auch noch gratis ist.

Hier können Sie das Tool kostenlos herunterladen.

Sie sind jetzt hier:

Nützliche Outlook-Tools

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