Mit SpeedFiler E-Mails in Outlook automatisch ablegen

SpeedFiler ist ein Tool für eine wesentliche Arbeitserleichterung und damit Zeitersparnis in Outlook.

Ein Großteil der Nutzer legt zwar die erhaltenen E-Mails in thematisch passende Unterordner ab, aber nur wenige machen das auch mit den gesendeten Nachrichten.

Doch das Ablegen von eingegangenen und gesendeten Mails gemeinsam im gleichen passenden Unterordner hat mehrere Vorteile:

Sie brauchen im Ordner "Gesendete Objekte" nicht auch noch eine Ordnerstruktur anlegen.
Sie müssen nicht zwischen dem Ordner "Gesendete Objekte" und "Posteingangsordner" wechseln, sondern haben alle Mails zu einem Projekt im gleichen Unterordner.
Sie sehen sofort, mit welcher E-Mail Sie auf einer eingegangenen Nachricht geantwortet haben.

Gesendete E-Mails ablegen

Die gesendeten E-Mails sinnvoll abzulegen, ist mit Microsoft Outlook etwas umständlich:

Versandte E-Mails werden in Outlook automatisch im Ordner "Gesendete Objekte" abgelegt. Den Speicherort zu ändern, ist kompliziert und zeitaufwändig. Sie können E-Mails entweder nach dem Versenden manuell in andere Ordner verschieben oder vor dem Versenden den Ordner bestimmen, in dem die E-Mail nach dem Versenden abgelegt wird.

Einfacher geht’s mit dem SpeedFiler

Nach der Installation des SpeedFiler bekommen Sie im E-Mail-Formular eine zusätzliche Symbolleiste. Dort können Sie vor dem Versenden den gewünschten Ablage-Ordner auswählen.

Sehr nützlich ist auch die Funktion "Delete After Sending". Diese bewirkt, dass E-Mails nach dem Versenden gelöscht werden. So vermeiden Sie, dass nicht aufhebenswerte (Spaß-)E-Mails das Postfach verstopfen und Speicherplatz fressen.

Haben Sie keine Auswahl getroffen, öffnet sich nach dem Klick auf "Versenden" ein Fenster, in dem Sie den passenden Ordner auswählen können.

Um die Navigation in langen Ordnerstrukturen zu vereinfachen, kann im Eingabefeld nach "Folder name contains" ein Teil des Ordnernamens eingegeben werden. Bereits während der Eingabe springt der SpeedFiler zum passenden Ordner.

Nach einem Klick auf "OK" wird die E-Mail versendet und gleich richtig abgelegt.

Antworten Sie auf eine E-Mail, die Sie bereits mit SpeedFiler in einen Ordner abgelegt hatten, können Sie den SpeedFiler so einstellen, dass die zu verschickende E-Mail automatisch im gleichen Ordner abgelegt wird.

Über eine zusätzliche Menüleiste im Hauptfenster von Outlook können Sie auch jede eingehende E-Mail in den richtigen Ordner verschieben, ohne dass Sie sich durch die Ordnerstruktur klicken müssen. Die automatische Vervollständigung des Ordnernamens funktioniert auch hier.

Der SpeedFiler kostet 25 US-$ und läuft ab der Outlook-Version 2002. Der Preis ist das Tool allemal wert, da man sich viel Zeit in der E-Mail-Organisation spart. Eine 30-Tage-Testversion steht auch zur Verfügung.

Hier können Sie das Tool herunterladen.

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Nützliche Outlook-Tools

Weitere Artikel zum Thema in meinem Blog:

SpeedFiler ist ein nützliches Outlook-Tool, dass Ihnen sehr viel Arbeit abnimmt. Sie können damit Ihre E-Mails ganz einfach automatisch ablegen lassen, auch gesendete E-Mails.